Sekretär/in (w/m/div) / Secretary (f/m/div)

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Das European Centre of Excellence for Civilian Crisis Management e.V. (CoE) sucht zum nächstmöglichen Zeitpunkt und vorbehaltlich der Bewilligung der Finanzierung eine/n Sekretär/in (w/m/div) im Büro des Direktors mit 100% Stellenumfang.

Haben Sie Lust, eine junge und sich dynamisch entwickelnde europäische Organisation mitzugestalten? Sind Sie auf der Suche nach einer sinnstiftenden Beschäftigung und haben Spaß daran, ein internationales Team zu unterstützen? Dann freuen wir uns über Ihre Bewerbung!

Das CoE mit Sitz in Berlin wurde 2020 während der deutschen EU-Ratspräsidentschaft auf Initiative des Auswärtigen Amtes eröffnet. Sein Ziel ist die Stärkung des zivilen Krisenmanagements der EU und es versteht sich als Dienstleister für die EU-Mitgliedstaaten und -Institutionen. Es fungiert als Wissenszentrum und entwickelt konkrete Vorschläge (good practices) für das europäische zivile Krisenmanagement. Das internationale Team des CoE setzt sich aus festangestellten Mitarbeitenden und von seinen Mitgliedern sekundierten nationalen ExpertInnen zusammen. Die Verhandlungssprache des CoE ist Englisch.

Das Büro des Direktors des CoE (Director’s Office) ist verantwortlich dafür, den Direktor bei der Leitung des strategischen und operativen Geschäfts des CoE zu unterstützen. Geleitet von der Head of Director’s Office und im Zusammenwirken mit Eventmanagement und weiterem Personal stellt es die reibungslose Leitung unserer noch jungen Organisation sicher. Die Position ist der Head of Director’s Office unterstellt.

Wesentliche Aufgaben der/des Sekretär/in sind:

  • Pflege des Kalenders des Direktors
  • Empfang und Betreuung von Gästen
  • Reiseorganisation inkl. Buchung und Abrechnung von Geschäftsreisen des Direktors, der Sekundierten und Angestellten im In- und Ausland nach Maßgabe des Bundesreisekostengesetzes (BRKG)
  • Zuarbeit zu Einkauf und Beschaffung, insbes. Vorbereitung, Durchführung und Abrechnung von Vergaben
  • Unterstützung bei der Planung, Organisation und Durchführung von Veranstaltungen
  • Erledigung anderer Aufgaben soweit erforderlich

Anforderungsprofil
Erforderlich:

  • Erfolgreich abgeschlossenes betriebswirtschaftliches Studium oder Berufsausbildung im kaufmännischen Bereich vergleichbar einer/eines Europasekretär/in
  • Fachkenntnisse im BRKG
  • Kenntnis von und Erfahrung in der Vergabeverordnung / Beschaffungsprozessen
  • Sehr gute Deutsch- und Englisch-Kenntnisse
  • Erfahrung in der Arbeit mit Microsoft 365, insbesondere SharePoint und Office-Anwendungen, oder vergleichbarer Cloud-basierter Software
  • Eigenständige und proaktive Arbeitsweise, Kommunikationsstärke und Teamfähigkeit
  • Interkulturelle Sensibilität und diplomatisches Geschick

Wünschenswert:

  • Kenntnisse im Zuwendungsrecht, alternativ Interesse an fachspezifischen Weiterbildungen in diesen Bereichen

Sie erfüllen einzelne Aspekte der Anforderungen nicht, aber sind bereit, sich diese anzueignen? Dann bewerben Sie sich gerne und erläutern Ihr aktuelles Profil und Ihre Motivation.

Unser Angebot:

  • Eine interessante Position mit Raum für Ihre Ideen in einer jungen und dynamischen Organisation
  • Eine kollegiale Atmosphäre in einem internationalen Team
  • Modernste Ausstattung und repräsentative Büroräume im Herzen von Berlin
  • Möglichkeiten zur beruflichen Weiterbildung
  • Optionen für Home Office und klare Corona-Schutz-Vorgaben am Arbeitsplatz
  • Die Höhe der Vergütung orientiert sich an dem Tarifvertrag für den öffentlichen Dienst (Entgeltgruppe bis E7 TVöD). Die Position ist zunächst auf zwei Jahre mit Verlängerungsoption befristet.

Wir freuen uns sehr über Bewerbungen von Menschen mit Flucht- oder Migrationserfahrung und People of Color. Der Verein hat sich die berufliche Förderung von Frauen zum Ziel gesetzt und lädt qualifizierte Frauen zu einer Bewerbung ein. Chronisch kranke und schwerbehinderte Bewerber/-innen werden bei gleicher Eignung entsprechend den gesetzlichen Grundlagen bevorzugt berücksichtigt.

Bitte richten Sie Ihre aussagekräftige Bewerbung in deutscher oder englischer Sprache mit folgenden Unterlagen und Nachweisen:

  • Motivationsschreiben
  • Tabellarischer Lebenslauf
  • Arbeitszeugnisse und weitere Nachweise wie z.B. Sprachzertifikate oder hilfsweise fundierte Aussagen zu den im Anforderungsprofil genannten Kenntnissen und Kompetenzen

ausschließlich per E-Mail in einem PDF-Dokument an Frau Marie Wellmann, Head of Director’s Office unter application@coe-civ.eu. Kontakt für Rückfragen unter marie.wellmann@coe-civ.eu

Hier können Sie die Stellenausschreibung als PDF herunterladen

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The European Centre of Excellence for Civilian Crisis Management e.V. (CoE) is looking for a Secretary (f/m/div) for the Director’s Office in full-time, subject to the final decision on funding. The position is foreseen to be filled as soon as possible. The position is initially limited to two years. The place of work is Berlin.

Do you want to help shape a young and dynamically developing European organisation? Are you looking for meaningful employment and do you enjoy supporting an international team? Then we look forward to receiving your application!

The CoE was founded in February 2020 as part of the German EU Council Presidency, following an initiative of the Federal Foreign Office. Opened in September 2020, its goal is to strengthen civilian crisis management. The CoE is a service provider for EU Member States and the European External Action Service (EEAS) as the CoE’s “preferred partner”. Another preferred partner is NATO, represented by its International Staff. The CoE is a knowledge hub for the collection and exchange of national models and experiences ("good practices") and strives to develop tangible proposals on how European civilian crisis management can be further developed both conceptually and in practice. The CoE was established as a private-law association and currently has 21 members (all of them EU Member States). The Director of the CoE is responsible for implementing the workplan as agreed by its members. To support the Director, the CoE has a permanent staff of around 10 persons. Furthermore, national experts seconded to the CoE by its members (currently six from four countries) substantially support the work of the CoE.

The Director's Office is responsible for supporting the Director in managing the strategic and operational business of the CoE. Led by the Head of Director's Office and working in conjunction with event management and other staff, it ensures the smooth running of our still young organisation. The Secretary reports to the Head of Director’s Office.

The main tasks of the Secretary (f/m/div) are:

  • Maintaining the Director's calendar
  • Reception of and support to guests
  • Travel management incl. booking and settlement of business trips of the Director, the seconded staff and employees in Germany and abroad according to the Federal Travel Expenses Act (“Bundesreisekostengesetz”)
  • Assistance with purchasing and procurement, in particular preparation, implementation and accounting of contract awards
  • Support in the planning, organisation and implementation of events
  • Carrying out other tasks as required

Profile
Required:

  • Successfully completed business studies or vocational training in the commercial field comparable to that of a European secretary.
  • Specialist knowledge of the BRKG
  • Knowledge of and experience in public procurement regulations / procurement processes
  • Very good knowledge of German and English
  • Experience in working with Microsoft 365, especially SharePoint and Office applications, or comparable cloud-based software
  • Independent and proactive way of working, strong communication skills and ability to work in a team
  • Intercultural sensitivity and diplomatic skills

Desirable:

  • Knowledge of German public funding law (“Zuwendungsrecht”), alternatively interest in specialised further training in this area.

You do not meet all aspects of the requirements, but are willing to learn? Then please feel free to apply and explain your current profile and motivation.

Our offer:

  • A responsible position with room for maneuver in a young and dynamic organisation
  • Remuneration on the basis of the collective agreement for the public sector (pay group max. E 7 TVöD)
  • Collegial atmosphere in an international team
  • State of the art equipment and prestigious office space at the heart of Berlin
  • Options for teleworking as well as clear Corona-safety protocols for office work
  • Opportunities for vocational training

We expressly encourage Bipoc and people with migration history to apply. The CoE has set itself the goal of promoting women's careers and expressly invites women to apply for the position. Chronically ill and severely disabled applicants will be given preferential consideration in the case of equal suitability in accordance with the legal basis.

Your application (in German or English) should include the following documents and evidence:

  • Letter of motivation
  • Curriculum vitae
  • Work or internship references and further evidence such as language certificates or, alternatively, well-founded statements on the knowledge and competences mentioned in the job profile.

Please note that a valid work-permit or job-seeker visa for Germany or the EU is a prerequisite to be considered for the position.

Please send your application exclusively via e-mail in one PDF document to application@coe-civ.eu
If you have any questions, please contact Marie Wellmann, Head of Director’s Office, at marie.wellmann@coe-civ.eu.

Here you can download a PDF of the vacancy announcement.

Do you want to help shape a young and dynamically developing European organisation? Are you looking for meaningful employment and do you enjoy supporting an international team? Then we look forward to receiving your application!