Head of Administration (f/m/div)

The European Centre of Excellence for Civilian Crisis Management e.V. (CoE) is looking for a full-time Head of Administration (f/m/div) to start at the earliest possible date. 

Do you want to help shape a young and dynamically developing European organisation? Are you hands-on in nature and do you enjoy building structures? Then we look forward to receiving your application for the position of the Head of Administration! 

The CoE, based in Berlin, was opened in September 2020 during the German EU Council Presidency on the initiative of the Federal Foreign Office (AA). Its aim is to strengthen the EU's civilian crisis management. The CoE's international team is composed of permanent staff and national experts seconded by its members. 

The CoE is a registered non-profit association whose running costs are mainly financed by a grant from the Federal Foreign Office (administered by the BfAA), supplemented by annual financial contributions from the association's members. 

The administration is one of the departments of the CoE. The administrative management is under the overall supervision of the Director. Two administrative staff are assigned to the position. 

The negotiating language of the CoE is English. 

Essential Duties: 

The Head of Administration plans, structures and implements all commercial, organisational and administrative processes of the CoE and directs the administrative staff belonging to the department. Duties include: 

  • Heading the administration with responsibility for the areas of finance, procurement, IT and facility management, event management as well as human resources and legal affairs. 

  • Developing, structuring and designing the necessary business processes for all areas in the administration 

  • Personnel administration for the permanent staff (approx. 10 persons) as well as supporting the Director in the personnel administration for the national experts of the CoE member countries seconded to the CoE (currently approx. 10 persons) 

  • Preparation and presentation of the financial-administrative report incl. annual accounts at the twice-yearly General Meeting of Members 

  • Responsibility for the budget and procurement of the CoE 

  • Preparation of the annual budget in cooperation with permanent staff and seconded staff 

  • Preparation of the annual statement of expenditure 

  • Responsibility for compliance with regulations and guidelines in connection with the financing of the CoE (federal funding and membership fees)  

  • Property management (premises and equipment) 

  • Travel expense accounting in accordance with the BRKG 

  • Preparation and implementation of invitations to tender and awarding of contracts as well as drafting of contracts 

  • Supervision of two administrative staff 

Profile 

Required 

  • Completed studies in administrative sciences, law, business administration or equivalent degree 

  • At least 3 years of professional experience, including in public administration or with a recipient of federal funds 

  • Ability to structure processes and plan resources 

  • Experience-based and in-depth knowledge in the following areas: 

  • Project management 

  • Funding law, federal budget regulations and public procurement law 

  • Tendering and awarding of large-volume projects and contracts 

  • Budget planning and management and financial controlling 

  • Personnel administration 

  • Citizenship of an EU Member State or EFTA (Norway, Iceland, Liechtenstein and Switzerland) 

  • Knowledge of German at a native-speaker level, both written and spoken (C2) 

  • Business fluent in written and spoken English (C1) 

  • Strong teamwork skills and a solid "hands-on" attitude 

  • Organisational and leadership skills 

Desirable 

  • Knowledge of Datev and HRworks 

  • Experience with grants from the Federal Foreign Office 

 

Our offer 

  • A responsible position with room for your ideas for shaping this central department in a young and dynamic organisation 

  • A collegial atmosphere in an international team 

  • State-of-the-art equipment and representative office space in the heart of Berlin 

  • Opportunities for professional development 

 

The level of remuneration will be based on the collective agreement for the public service (pay group 12 TVöD). The position is initially limited to two years with an option to extend. 

The CoE has set itself the goal of promoting women professionally and expressly invites qualified women to apply. 

We are particularly pleased to receive applications from people with a migration background. Severely disabled applicants will be given preferential consideration if they are equally qualified in accordance with the legal requirements. 

 

Please send your application in English or German with the following documents and proofs: 

  • Letter of motivation 

  • Curriculum vitae in tabular form  

  • Proof of successfully completed studies 

  • References and references from former employers who will be contacted by us 

  • Statement on your qualifications with regard to the points listed in the job profile (should not be part of the letter of motivation) 

 

exclusively by e-mail in one PDF document to Dr. Volker Jacoby, Director of the CoE, application@coe-civ.eu

Any queries can also be sent to Dr. Jacoby by e-mail.

 

______________________________________________________________________________________________________________________________________________

 

Das European Centre of Excellence for Civilian Crisis Management e.V. (CoE) sucht zum nächstmöglichen Termin eine Verwaltungsleiterin / einen Verwaltungsleiter (w/m/div) in Vollzeit. 

Haben Sie Lust, eine junge und sich dynamisch entwickelnde europäische Organisation mitzugestalten? Sind Sie zupackend im Wesen und haben Spaß daran, Strukturen aufzubauen? Dann freuen wir uns über Ihre Bewerbung als Verwaltungsleitung! 

Das CoE mit Sitz in Berlin wurde im September 2020 während der deutschen EU-Ratspräsidentschaft auf Initiative des Auswärtigen Amtes eröffnet. Sein Ziel ist die Stärkung des zivilen Krisenmanagements der EU. Das internationale Team des CoE setzt sich aus festangestellten Mitarbeitenden und von seinen Mitgliedern sekundierten nationalen Experten zusammen. 

Das CoE ist ein gemeinnütziger eingetragener Verein, dessen laufende Kosten im Wesentlichen durch eine Zuwendung des Auswärtigen Amts (administriert durch das BfAA) finanziert werden, ergänzt durch jährliche finanzielle Beiträge der Vereinsmitglieder. 

Die Verwaltung ist eine der Abteilungen des CoE. Die Verwaltungsleitung steht unter der Gesamtaufsicht des Direktors. Der Position sind zwei Verwaltungsangestellte zugeordnet. 
Die Verhandlungssprache des CoE ist Englisch. 

Wesentliche Aufgaben: 

Der Verwaltungsleiter / die Verwaltungsleiterin plant, strukturiert und setzt alle kaufmännischen, organisatorischen und administrativen Prozesse des CoE um und leitet die zur Abteilung gehörenden Verwaltungsangestellten an. Zu den Aufgaben gehören: 

  • Leitung der Verwaltung mit Zuständigkeit für die Bereiche Finanzen, Beschaffung, IT und Facility Management, Veranstaltungsmanagement sowie Personal und Recht 

  • Entwicklung, Strukturierung und Gestaltung der erforderlichen Geschäftsprozesse für alle Bereiche in der Verwaltung 

  • Personalverwaltung für das Stammpersonal (ca. 10 Personen) sowie Unterstützung des Direktors bei der Personalverwaltung für die zum CoE sekundierten nationalen ExpertInnen der Mitgliedsländer des CoE (aktuell ca. 10 Personen) 

  • Erstellung und Präsentation des finanziell-administrativen Berichts inkl. Jahresabschluss auf der zweimal jährlich stattfindenden Mitgliederversammlung 

  • Verantwortung des Haushalts- und Beschaffungswesens des CoE 

  • Vorbereitung des jährlichen Budgets in Zusammenarbeit mit Stammpersonal und sekundiertem Personal 

  • Erstellung des jährlichen Verwendungsnachweises 

  • Verantwortung für die Einhaltung von Regelungen und Vorgaben im Zusammenhang mit der Finanzierung des CoE (Zuwendung aus Bundesmitteln sowie Mitgliedsbeiträge)  

  • Liegenschaftsverwaltung (Räumlichkeiten und Ausstattung) 

  • Reisekostenabrechnung nach dem BRKG 

  • Vorbereitung und Durchführung von Ausschreibungen und Vergaben sowie Vertragsgestaltung 

  • Supervision von zwei Verwaltungsangestellten 

Anforderungsprofil 

Erforderlich 

  • Abgeschlossenes Studium der Verwaltungswissenschaften, Jura, BWL oder gleichwertiger Abschluss 

  • Mindestens 3 Jahre Berufserfahrung u.a. in der öffentlichen Verwaltung oder bei einem Zuwendungsempfänger von Bundesmitteln 

  • Fähigkeit zur Prozessstrukturierung und Ressourcenplanung 

  • Erfahrungsbasierte und vertiefte Kenntnisse in folgenden Bereichen: 

  • Projektmanagement 

  • Zuwendungsrecht, Bundeshaushaltsordnung sowie Vergaberecht 

  • Ausschreibung und Vergabe großvolumiger Projekte und Aufträge  

  • Budgetplanung und -verwaltung und im Finanzcontrolling 

  • Personalverwaltung 

  • Staatsangehörigkeit eines Mitgliedslandes der Europäischen Union oder der EFTA (Norwegen, Island, Liechtenstein und Schweiz) 

  • Deutschkenntnisse auf muttersprachlichem Niveau in Wort und Schrift (C2) 

  • Verhandlungssichere Englischkenntnisse in Wort und Schrift (C1) 

  • Ausgeprägte Teamfähigkeit und eine solide „hands-on“-Haltung 

  • Organisations- und Leitungskompetenz 

 

Wünschenswert 

  • Kenntnisse in Datev und HRworks 

  • Erfahrung mit Zuwendungen durch das Auswärtige Amt 

 

Unser Angebot 

  • Eine verantwortungsvolle Position mit Raum für Ihre Ideen für die Gestaltung dieser zentralen Abteilung in einer jungen und dynamischen Organisation 

  • Eine kollegiale Atmosphäre in einem internationalen Team 

  • Modernste Ausstattung und repräsentative Büroräume im Herzen von Berlin 

  • Möglichkeiten zur beruflichen Weiterbildung 

 

Die Höhe der Vergütung wird sich an dem Tarifvertrag für den öffentlichen Dienst (Entgeltgruppe 12 TVöD) orientieren. Die Position ist zunächst auf zwei Jahre mit Verlängerungsoption befristet. 

Das CoE hat sich die berufliche Förderung von Frauen zum Ziel gesetzt und lädt qualifizierte Frauen ausdrücklich zu einer Bewerbung ein. 

Wir freuen uns besonders über Bewerbungen von Menschen mit Migrationshintergrund. Schwerbehinderte Bewerber/-innen werden bei gleicher Eignung entsprechend den gesetzlichen Grundlagen bevorzugt berücksichtigt. 

 

Bitte richten Sie Ihre aussagekräftige Bewerbung in englischer oder deutscher Sprache mit folgenden Unterlagen und Nachweisen: 

  • Motivationsschreiben 

  • Tabellarischer Lebenslauf  

  • Nachweis des erfolgreich abgeschlossenen Studiums 

  • Arbeitszeugnisse und Referenzen von ehemaligen Arbeitgeberinnen/Arbeitgebern, mit denen wir uns in Verbindung setzen werden 

  • Stellungnahme zu Ihrer Qualifikation hinsichtlich der im Anforderungsprofil genannten Punkte (sollte nicht Bestandteil des Motivationsschreibens sein) 

 

ausschließlich per E-Mail in einem PDF-Dokument an Dr. Volker Jacoby, Direktor des CoE, application@coe-civ.eu.

Rückfragen können Sie ebenfalls per E-Mail an Dr. Jacoby richten.